i2o biedt kinderopvangsector inzicht met Power BI-dashboards op basis van data uit Flexkids

Zonder goed inzicht mis je kansen! Managementinformatie voor Kinderopvang.

Balans tussen je kindplanning en medewerkersplanning: de P-factor

In de kinderopvangsector is de zogenaamde P-factor cruciaal. De P-factor (productiviteitsfactor)  meet de verhouding tussen de kinduren en de inzet van pedagogisch medewerkers. Je berekent dit door het totaal aantal geplande/gerealiseerde kinduren te delen door het totaal aantal ingezette directe medewerkeruren.

Op basis van geplande kinduren. De geplande uren zijn altijd hoger dan de gerealiseerde kinduren door absentie/no show.

Een hogere P-factor betekent een hogere productiviteit en vaak een beter financieel resultaat. Meer kinduren betekent immers meer omzet per medewerkeruur. Een te lage overall P-factor betekent financieel verlies.

Maar een te hoge P-factor is evenmin wenselijk. Je moet voldoen aan alle van toepassing zijnde regelgeving en de benodigde kwalificaties. De P-factor wordt aan de bovenzijde begrensd door de BKR (beroepskracht-kindratio): het maximaal aantal kinderen per gekwalificeerde beroepskracht. De BKR is afhankelijk van een aantal variabelen. Bij een te hoge P-factor voldoe je niet aan de eisen en komt de kwaliteit in gevaar.

Op basis van gerealiseerde kinduren. Dat zijn de echt aanwezige kinduren, zijnde de geplande kinduren minus absentie/no show.

Impact van grote afwijkingen tussen geplande en gerealiseerde kinduren op de P-factor

De praktijk van de kinderopvang is nog complexer omdat er vaak behoorlijke verschillen zijn tussen geplande kinduren en gerealiseerde kinduren. De planning van je pedagogisch medewerkers stem je in beginsel af op de geplande kinduren. Het is dan ook goed om de geplande P-factor en de gerealiseerde P-factor te onderscheiden. Die kunnen behoorlijk uit elkaar lopen zoals blijkt uit de weergegeven visuals.

Is de term P-factor geen bekend begrip in jouw organisatie? Dan bieden we een andere weergave ‘op maat’

Niet alle kinderopvangorganisaties hanteren het begrip P-factor. Een andere manier van weergeven, zonder de P-factor expliciet te benoemen, is het weergeven van het maximaal aantal kinderen volgens de BKR-ratio en het werkelijk aantal kinderen. Hoe meer het werkelijk aantal kinderen afwijkt van het maximaal aantal kinderen, hoe lager of hoger de hiervoor genoemde P-factor is.

Kortom, een andere weergave over exact dezelfde uitdaging en op basis van exact dezelfde data. Dit illustreert hoe je dezelfde inzichten op maat kunt presenteren.

De onderstaande weergave geeft direct inzicht in de bezetting van de kinderopvang per locatie en periode. Je ziet in één oogopslag waar de verhouding niet optimaal is door de paars en oranje gekleurde velden. Zo weet je precies in welke periode, op welke locatie en in welke groep je personeelsinzet niet optimaal is. De analyse daarvan kan je helpen om in de toekomst een optimalere inzet te realiseren.

Natuurlijk bieden wij ook inzicht in de geplande P-factor in de toekomst, en de voorspelde werkelijke P-factor op basis van  historische data en trends. 

Andere uitdagingen en inzichten voor de Kinderopvangsector in een volgende blog

De Kinderopvang heeft nog veel meer uitdagingen, zoals onder meer  wachtlijsten, subsidieregelingen, ziekteverzuim met en zonder vangnet, absentie van geplande kinderen en een krappe arbeidsmarkt. Voor al deze onderwerpen bieden we kinderopvangorganisaties inzicht in de door ons ontwikkelde dashboards, zodat ze effectief kunnen sturen. In volgende blogs zullen deze onderwerpen aan bod komen.